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[名称] 院办公室

[负责人] 任秋凤

[电 话] 88228812 [电子邮件]

[岗位职责]

岗位名称

医院办公室主任

岗位编号

X1-1

所属部门

医院办公室

直接上级

分管副院长

直接下级

宣传科科长、文档干事、外联干事、行政文员、宣传干事、接待员、文印员、收发员

岗位分析时间

2012-5-1

使命:负责医院办公室日常管理,组织医院的各项行政工作,确保医院内部管理体系的完整、平稳运行,对外关系的良好发展和各项行政工作的有效落实,为医院各项工作的顺利开展提供服务。

内容与工作任务

常规性工作

内容表述:医院办公室制度建设及年度计划制定

监督/被监督

工作

任务

制定并完善医院行政管理制度和岗位职责,经上级审核后监督实施

被监督

主管领导

组织制定医院年度工作计划

被监督

主管领导

提交部门年度工作总结

被监督

主管领导

申报月度工作重点计划

被监督

主管领导

内容表述:组织医院的各项行政工作

监督/被监督

工作

任务

组织医院年度工作总结、工作计划和各类文件、文字材料的起草,并审核发文

监督

下属

每月根据各职能科室月度工作计划、工作总结汇总表,拟制医院月度工作计划、工作总结,经院长审核后,报送卫生局

被监督

主管领导

督促、检查医院会议决议、领导批示、文件要求、上级要求的各项任务的落实情况,按照院长要求催办各分管院长各项工作的落实,收集、整理相关信息并汇报给有关上级

监督

各科室

组织医院会议的安排及会议记录及会议纪要及时发布工作

监督

下属

陪同每周二院长查房,记录检查过程中发现的问题和改进建议,并督查和跟进被查科室的改进情况,形成总结报告报院长审阅

监督

院长

组织领导交办的对内联络、沟通和协调工作的落实,协调解决各职能部门间及一线科室存在的问题

监督

下属

组织医院与政府机关、相关行政管理部门、兄弟单位等的对外联络与协调工作,组织来访接待工作

监督

下属

参与医院大型活动的策划并组织实施

被监督

主管领导

组织医院的文件、资料、档案的保管和定期归档工作,和所有公章的保管和使用

监督

下属

组织医院的合同管理工作

监督

下属

组织医院会议室的管理工作

监督

下属

组织实施医院的宣传工作

监督

下属

组织医院文字资料的打字、复印和信件、报刊杂志的征订、收发工作

监督

下属

组织突发事件的处理,承担应急工作

监督

下属

内容表述:医院办公室的内部管理

监督/被监督

工作

任务

本科室内部工作分工

监督

下属

审核本科室每月考勤

被监督

人力资源处

定期组织本科室培训学习

被监督

主管领导

下级工作的考核评价、活动经费的分配、人员使用的建议

被监督

主管领导

协调部门之间及科室之间的关系

被监督

主管领导

临时性工作

监督/被监督

内容表述:完成领导交办的其它工作

被监督

主管领导

权力

行政管理制度和岗位职责的拟订权

年度工作计划的拟定权

对编委会议决议、领导批示、文件要求、上级要求的各项任务的落实情况有督办权

有代表医院与外界有关部门和机构联络的权力

医院大型活动策划的建议权

医院大型活动的现场指挥权

对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权

本室工作的分配权

所属下级考评权、奖惩权、人员使用建议权、培训组织权、活动经费的使用权

赋予的其它权力

内外部关系

医院内部

各科室

医院外部

省卫生厅、市卫生局、行风办公室、政府相关行政管理部门、兄弟单位等

任职资格

专业及学历

管理类、法学、中文专业,本科及以上学历

培训及资质

管理学、行政法规等培训

经   验

5年以上医院行政管理工作经验

能   力

计划能力、组织能力、沟通能力、协调能力、人际能力

通用技能

能熟练操作OFFICE办公软件,熟悉日常公文格式

关键性考核指标:接待任务完成100%;医院指令性宣传任务完成100%;档案管理及时;公章使用无差错;完成年度重点分解工作100%